Vi tilstræber:

  • at tonen altid skal være præget af gensidig respekt og en anerkendende tilgang – både den mundtlige og skriftlige.
  • at ugeplanerne er rygraden i den daglige information – og at disse skal være tilgængelige på Min Uddannelse senest fredag kl. 17.00
  • at man altid begynder dialogen med den mest relevante medarbejder
  • at  kommunikationen foregår i arbejdstiden. For en fuldtidsansat lærer: mandag 7.55 – 15.30, tirsdag 7.55 – 16.30, onsdag 7.55 – 15.30, torsdag 7.55 – 16.30 og fredag 7.55 – 15.15
  • at der stilles rimelige krav til skolen om et afpasset informationsniveau og til forældrene om at holde sig orienteret via Aula.

Hørsholm Skole ønsker på alle niveauer at leve op til sit værdigrundlag og sine principper – og dermed ønsket om at være en skole med højt fagligt niveau, hvor både elever, forældre og medarbejdere trives.
Skolen anser kommunikationspolitikken for at være en vigtig brik i skolens virke.
Kommunikation defineres som information og dialog både internt og eksternt via en række forskellige medier.
Skolen er en professionel uddannelsesinstitution og en stor arbejdsplads, hvor det er vigtigt, at der findes klare retningslinjer, der dels sikrer, at skolen er åben og dialogorienteret og samtidig sikrer rimelige arbejdsvilkår for alle medarbejdere.

Kommunikationsplatformen er Aula (forældre – personale – elev).

Alle medarbejdere forudsættes at orientere sig i Aula dagligt inden for den aftalte arbejdstid.
Forældre, andre samarbejdspartnere og offentligheden skal desuden kunne finde information via skolens hjemmeside, som løbende opdateres og bl.a. indeholder ferieplaner og bestyrelsesreferater/dagsordener.
Alle forældre er forpligtet til at holde sig løbende orienteret på Aula (minimum to gange om ugen), hvor man finder adgang til skema og til ugeplan på Min Uddannelse, information om andre aktiviteter, forældremøder, skole/hjemsamtaler, nyhedsbreve fra skolens ledelsen m.m.
Skolen har således ansvaret for, at de relevante informationer kan findes på Aula og hjemmeside– forældrene har ansvaret for at holde sig orienteret – og ellers rette henvendelse til medarbejdere/ledelse.
Alle henvendelser skal ske i lærernes arbejdstid på skolen - og naturligvis ikke i weekender og ferier.
Medarbejderne udgiver ligeledes ugeplaner ud senest om fredagen – i arbejdstiden – og ikke i weekender.
Der vil dog naturligvis være undtagelser, hvor alvorlige meddelelser om sygdom, dødsfald etc. gør det nødvendigt at kontakte skolen/en medarbejder her og nu.

Grundprincipper for skolens kommunikationspolitik:

Tydelighed:

Det betyder, at både forældre og medarbejdere informerer så præcist som muligt,f.eks. hvornår skal man svare, hvornår er det andre, der skal svare, hvor hurtigt etc. På den måde sikres forældrene kvalitet – og medarbejderne højere tilfredshed med arbejdet.
Det er skolens forventning, at al kommunikation foregår i en høflig tone, hvor alle parter udviser respekt for hinanden.

Åbenhed:

Det betyder, at skolen altid som udgangspunkt går forældrene i møde. Skolens medarbejdere har i første omgang en spørgende og ikke forudindtaget tilgang. Der tages udgangspunkt i en professionel anerkendelse – som ikke nødvendigvis er det samme, som at man erklærer sig enig. 
Ingen forældre må blive overrasket over ubehagelige nyheder om deres barn til en skole/hjemsamtale. Er der noget skolen finder alvorligt, bør der naturligvis informeres med det samme.

Når forældre kontakter skolen, er det vigtigt, at man altid kontakter den medarbejder, der har svaret/forklaringen på det, man ønsker at tale om. Dvs., at man naturligvis henvender sig til idrætslæreren, hvis der er ’problemer’ i idræt – og ikke til andre lærere, afdelingsleder etc.

Der vil altid kunne opstå sager, hvor skolens ledelse skal ind, men det bliver primært skolens egen vurdering.
Åbenhed indebærer ikke, at man drøfter andre elever/forældre med forældre. Det er helt udelukket!

Sikkerhed:

Det betyder at overveje, hvad man skriver til hvem. Man skal afgive eller modtage viden, fordi det er faktuelt og vigtigt for de implicerede – ikke fordi man er nysgerrig eller indigneret. Man skal være meget varsom med at videresende modtagne mails og beskeder.

Konkrete regler/retningslinjer – sådan gør vi:

Når man regelsætter og konkretiserer, kan tingene forekomme tunge og lidt ufleksible. På nogle områder kan man ikke regelsætte og må følge intentionen i ovenstående og skolens værdigrundlag. Men alle forventes at følge skolens politik på området:

Derfor:

  • Kommunikationen mellem skole/hjem sker via Aula. Efter den første elektroniske kommunikation – kan evt. aftales telefonsamtale, møde etc. – alt sammen inden for lærernes normale arbejdstid på skolen.
  • Skolens medarbejdere anvender aldrig deres private mailadresse til kommunikation med forældre.
  • Hvis forældre i al almindelighed med daglige ærinder gerne vil i kontakt med en medarbejder, skrives til medarbejderen i Aula. Medarbejderen svarer inden for max. 2 dage – enten med det endelige svar, en oplysning om, at der svares inden for få dage – eller med en opfordring om, at forældrene ringer på et givent tidspunkt inden for arbejdstiden.
  • Medarbejderen taler med sit team og/eller andre relevante personer, inden der svares.
  • Hvis man skønner, at det tager mere end 2 dage at give et rimeligt og uddybende svar, skriver man og forklarer, at mailen er modtaget, og at man svarer inden for en bestemt tidshorisont. Denne deadline overholdes – eller forlænges inden, den er udløbet.
  • Ledelsen orienteres altid, hvis det skønnes nødvendigt.
  • Alle medarbejdere tjekker Aula på alle hverdage i arbejdstiden – og lader den være lukket uden for arbejdstiden, i weekender og i ferier.
  • Skolen (ledelse, administration og medarbejdere) sikrer, at der på Aula findes alle relevante oplysninger. Skolen informerer om initiativer, ændringer m.m., der gælder hele skolen, skemaer og ændringer i lærerpåsætning, vikarer ved langtidssygdom etc. Dette sker så tidligt som muligt. Ledelsen kan aldrig informere detaljeret om medarbejders sygdom.
  • Det enkelte lærerteam/årgangsteam informerer om klassens arbejde, skemaer, ekskursioner, forældremøder, skole/hjemsamtale etc.
  • Den enkelte lærer/lærerteam informerer via ugeplaner om ugens program i alle fag. Ugeplanerne skal være tilgængelige senest fredag – og skal læses af forældre og elever, da de er helt nødvendige for elevens udbytte. Både årsplaner og ugeplaner skal naturligvis kunne laves om. Der skal være plads til improvisation – og korrektion bl.a. under hensyntagen til elevernes læring.