Kommunikationspolitik

Formålet er stadig entydigt at optimere kommunikationen/informationen så den stadig bliver endnu mere tilfredsstillende for alle implicerede parter.

Formålet er stadig entydigt at optimere kommunikationen/informationen så den stadig bliver endnu mere tilfredsstillende for alle implicerede parter. Den nye udgave sikrer, at politikken matcher skolens hverdag fra august I forhold til den nuværende kommunikation er der ikke radikale ændringer.

Den nye understreger dog:
  • at tonen altid skal være præget af gensidig respekt og en anerkendende tilgang – både den mundtlige og skriftlige.
  • at ugeplanerne er ryggraden i den daglige information – og at disse skal være ude senest fredag
  • at man altid begynder dialogen med den mest relevante medarbejder
  • at i forlængelse af normaliseringen af arbejdstiden, vil kommunikationen skulle foregå i denne – og ikke på andre tidspunkter. For en fuldtidsansat lærer: mandag 7.50 – 16.00, tirsdag 7.50 – 15.30, onsdag 7.50 – 15.30, torsdag 7.50 – 16.00 og fredag 7.50 – 14.00
  • at der stilles rimelige krav til skolen om et højt informationsniveau – og til forældrene om at holde sig orienteret via SkoleIntra.
Dette uddybes i nedenstående:

Fokus på skole-hjem

Hørsholm Skole ønsker på alle niveauer at leve op til værdigrundlag og sine principper – og dermed ønsket om at være en skole med højt fagligt niveau, hvor både elever, forældre og medarbejdere trives.

Skolen anser kommunikationspolitikken for at være en vigtig brik i skolens virke.

Kommunikation defineres som information og dialog både internt og eksternt via en række forskellige medier.

Skolen er en professionel uddannelsesinstitution og en stor arbejdsplads, hvor det er vigtigt, at der findes klare retningslinjer, der dels sikrer, at skolen er åben og dialogorienteret og samtidig sikrer rimelige arbejdsvilkår for alle medarbejdere.

Kommunikationsplatformen er primært SkoleIntra (forældre – personale – elev) – indtil dette udskiftes sandsynligvis i 2016.

Alle medarbejdere forudsættes at orientere sig i Personale/ForældreIntra dagligt inden for den aftalte arbejdstid.

Forældre, andre samarbejdspartenere og offentligheden skal desuden informeres via skolens hjemmeside, som løbende opdateres (minimum en gang pr måned) – og bl.a. indeholder ferieplaner og bestyrelsesreferater/dagsordener.

Alle forældre er forpligtet til at holde sig løbende orienteret på ForældreIntra (minimum en gang om ugen), hvor man finder klassens ugeplan/skema, information om andre aktiviteter, forældremøder, skole/hjemsamtaler, nyhedsbreve fra skolens ledelsen m.m.

Skolen har således ansvaret for, at de relevante informationer kan findes på klassernes ForældreIntra – forældrene har ansvaret for at holde sig orienteret – og ellers via netop SkoleIntra rette henvendelse til medarbejdere/ledelse.

Alle henvendelser skal ske i lærernes arbejdstid på skolen - og naturligvis ikke i weekender og ferier.

Medarbejderne sender ligeledes ugeplaner ud senest om fredagen – i arbejdstiden – og ikke i weekender.

Der vil dog naturligvis være undtagelser, hvor alvorlige meddelelser om sygdom, dødsfald etc. gør det nødvendigt at kontakte skolen/en medarbejder her og nu.

Grundprincipper for skolens kommunikationspolitik:

Tydelighed – forventningsafstemning:

betyder, at både forældre og medarbejdere informeres præcist om, hvad der forventes af begge parter. F.eks.: hvornår skal man svare, hvornår er det andre, der skal svare, hvor hurtigt etc. På den måde sikres forældrene bedre kvalitet – og medarbejderne højere tilfredshed med arbejdet.
Det er skolens forventning, at al kommunikation foregår i en høflig tone, hvor alle parter udviser respekt for hinanden.

Åbenhed:

betyder, at skolen altid som udgangspunkt går forældrene i møde. Skolens medarbejdere har i første omgang en spørgende og ikke forudindtaget tilgang. Der tages udgangspunkt i en professionel anerkendelse – som ikke nødvendigvis er det samme, som at man erklærer sig enig.
Ingen forældre må blive overrasket over ubehagelige nyheder om deres barn til en skole/hjemsamtale. Er der noget skolen finder alvorligt, bør der naturligvis informeres med det samme.

Skolen forventer i princippet samme anerkendende udgangspunkt hos forældrene – samt respekt for medarbejdernes professionalitet.

Når forældre kontakter skolen, er det vigtigt, at man altid kontakter den medarbejder, der har svaret/forklaringen på det, man ønsker at tale om. Dvs., at man naturligvis henvender sig til idrætslæreren, hvis der er ’problemer’ i idræt – og ikke til andre lærere, afdelingsleder etc.

Alle, der bliver kontaktet i modstrid med ovenstående, bør henvise til skolens kommunikationspolitik.

Der vil altid kunne opstå sager, hvor skolens ledelse skal ind, men det bliver primært skolens egen vurdering.

Til gengæld indebærer skolens kommunikationspolitik, at alle lærere er tilgængelige via mail på Intra.

Åbenhed indebærer ikke, at man drøfter andre elever/forældre med forældre. Det er helt udelukket!

Sikkerhed:

er, at overvejer, hvad man skriver til hvem. Man skal afgive eller modtage viden, fordi det er faktuelt og vigtigt for de implicerede – ikke fordi man er nysgerrig eller indigneret. Man skal være meget varsom med at videresende modtagne mails.
Konkrete regler/retningslinjer – sådan gør vi:

Når man regelsætter og konkretiserer, kan tingene forekomme tunge og lidt ufleksible. På nogle områder kan man ikke regelsætte og må følge intentionen i ovenstående og skolens værdigrundlag. Men alle forventes at følge skolens politik på området:

Derfor:

  • Kommunikationen mellem skole/hjem sker via SkoleIntra – eller afløseren fra 2016. Efter den første elektroniske kommunikation – kan evt. aftales telefonsamtale, møde etc. – alt sammen inden for lærernes normale arbejdstid på skolen.
  • Skolens medarbejdere anvender aldrig deres private mailadresse til kommunikation med forældre.
  • Hvis forældre i al almindelighed med daglige ærinder gerne vil i kontakt med en medarbejder, skrives til medarbejderen i SkoleIntra. Medarbejderen svarer inden for max. 2 dage – enten med det endelige svar, en oplysning om, at der svares inden for få dage – eller med en opfordring om, at forældrene ringer på et givent tidspunkt inden for arbejdstiden.
  • Medarbejderen taler med sit team og/eller andre relevante personer, inden der svares.
  • Hvis man skønner, at det tager mere end 2 dage at give et rimeligt og uddybende svar, skriver man og forklarer, at mailen er modtaget, og at man svarer inden for en bestemt tidshorisont. Denne deadline overholdes – eller forlænges inden, den er udløbet.
  • Ledelsen orienteres altid, hvis det skønnes nødvendigt.
  • Alle medarbejdere tjekker SkoleIntra på alle hverdage i arbejdstiden – og lader den være lukket uden for arbejdstiden, i weekender og i ferier.
  • Skolen (ledelse, administration og medarbejdere) sikrer, at der på ForældreIntra findes alle relevante oplysninger. Ledelsen informerer om initiativer, ændringer m.m., der gælder hele skolen, skemaer og ændringer i lærerpåsætning, vikarer ved langtidssygdom etc. Dette sker så tidligt som muligt. Ledelsen kan aldrig informere detaljeret om medarbejders sygdom.
  • Det enkelte lærerteam/årgangsteam informerer om klassens arbejde, skemaer, ekskursioner, forældremøder, skole/hjemsamtale etc.
  • Den enkelte lærer/lærerteam informerer via informative ugeplaner om ugens program i alle fag. Formkrav aftales med skolens ledelse. Ugeplanerne skal udsendes senest fredag – og skal læses af forældre og elever, da de er helt nødvendige for elevens udbytte. Både årsplaner og ugeplaner skal naturligvis kunne laves om. Der skal være plads til improvisation – og korrektion bl.a. under hensyntagen til elevernes læring.